OpenOffice

Yang perlu diperhatikan ketika hendak menggunakan software yang legal adalah mencermati benar fungsinya. Terutama bila berkaitan dengan anggaran untuk membeli suatu software, dibutuhkan pertimbangan yang matang agar uang yang dikeluarkan tepat sasaran. Saat ini ada banyak aplikasi office yang digunakan dalam operasional produksi perusahaan. Saya hanya menyebutkan dua yang terkenal yaitu Microsoft Office dan Open Office. Dua software ini memiliki fungsi yang sama yaitu aplikasi office seperti word, spreadsheet / excel, presentasi, email, dan lainnya. Namun, bila benar kedua software ini memiliki fungsi yang sama lalu dimana letak perbedaannya? Bila anda mengetahui perbedaannya maka bisa menjadi pertimbangan untuk memangkas pengeluaran perusahaan sekarang juga! Tertarik?

MS Office dan Open Office dibuat oleh perusahaan dan latar belakang yang berbeda. MS Office sendiri dibuat oleh perusahaan raksasa Microsoft yang terkenal dengan budget yang tidak terbatas. Sedangkan Open Office dibuat atas dukungan komunitas Open Source seluruh dunia. Kedua produk ini berjalan pada latar belakang dan filosofis yang berbeda. Dan sekali lagi berlaku hukum setiap produk tentu memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing.

Brett Bonfield sebagai Director of Fundraising and Communications for NPower Pennsylvania dan Laura S. Quinn sebagai Idealware’s Founder and Director memberikan perhatian tentang kedua produk ini. Mereka menulis artikel tentang perbandingan antara MS Office dengan Open Office. Tulisan yang berisi tentang komparasi antara kedua produk menjelaskan secara gamblang tentang kondisi, fungsi, keamanan serta legalitas. Sebagai gambaran umum, pada artikel mereka dibahas tentang perbedaan MS Office 2003 ( NB: MS Office 2007 sebagai produk terbaru microsoft tidak dibahas di artikel ini ) dan Open Office ( yang masih dengan seri Open Office 2.0 ) pada sisi email client, word processor ( Aplikasi Word ), Spreadsheet ( Aplikasi Excel ) dan beberapa kategori lain.

Microsoft Office

Dari penjelasan tersebut terlihat bahwa untuk aplikasi office, Open Office bisa dipercaya untuk menggantikan MS office dan tentunya memangkas $499 atau sekitar 5 juta rupiah untuk tiap satu komputer! untuk referensi tentunya anda bisa melihat di daftar harga MS Office 2007. Perlu diperhatikan, harga 5 juta hanya untuk tiap 1 komputer saja. Namun, biasanya Microsoft memberikan solusi seperti menyewa produk MS Office dengan harga miring menurut versi Microsoft.

Bila anda sudah melihat perbedaan dan keunggulan yang diberikan oleh Open Office dan tertarik, tentunya harus memperhatikan beberapa hal seperti yang saya sebutkan berikut.

1. Sosialisasi Open Office
Pemberian ilmu pengetahuan tentang penggunaan Open Office tentu diperlukan kepada tiap karyawan yang menggunakan aplikasi tersebut. Walaupun tampilan Open Office mirip dengan MS Office, namun perlu diketahui bila karyawan belajar sendiri secara otodidak tentunya bisa mengurangi kinerja produksi. Kenapa? karena waktu untuk bekerja akan terkuras untuk aksi uji coba dan eksperimen terhadap Open Office yang masih terlihat awam bagi mereka yang belum mengenal betul. Solusinya ? Training! Anda dapat menghubungi kelompok pengguna linux yang ada didaerah anda. Misalkan KPLI jogja, KPLI jakarta , KPLI Bali , KPLI Surabaya. Bila kota anda tidak ada di list yang saya berikan maka dapat melihat pada situs salah satu komunitas dan disana akan diberikan link KPLI-KPLI yang ada diseluruh wilayah indonesia. Dengan bekerja sama dengan KPLI tentu akan memudahkan untuk melakukan migrasi tanpa mengurangi efisiensi produksi.

2. Sistem Baru dalam Sharing File
Yang menjadi perhatian khusus adalah adanya produk Microsoft 2007 dengan ekstensi baru seperti .docx, .xlsx, dst. MIsalkan file dokumentasi yang disimpan dengan format .docx memiliki kekurangan yaitu tidak bisa dibuka dengan Microsoft Word 2003 ( .docx sudah pasti tidak dapat dibuka ) dan Open Office ( .docx sampai artikel ini ditulis April 2008, Open Office belum bisa membuka file tersebut. ). Dengan adanya hal seperti ini, tentunya harus dibuat sistem persamaan yaitu menyimpan file dengan format yang open source seperti .doc, .xls, .ppt, dst.

3. Semangat Open Source
Open source mempunyai kecenderungan menular satu sama lain. Jadi bila anda berniat untuk migrasi, maka tularkanlah semangat tersebut pada lingkungan kerja. Dengan adanya semangat yang sama tentu akan mempermudah migrasi dengan cepat dan optimal.

Bila anda masih ragu, tentu dapat melihat referensi yang ditulis oleh open office dalam alasan kenapa memilih open office . Dengan beberapa pertimbangan umum tersebut, semoga memberikan gambaran bagaimana proses penghematan biaya dan langkah yang harus dilakukan. Konsultasi dengan komunitas open source tentu bisa membantu anda untuk identifikasi masalah dan langkah untuk melakukan migrasi dengan mudah dan cepat.

Nah, sekarang anda sudah mengetahui jalan untuk memangkas pengeluaran. Kapan memutuskan untuk bertindak ?